Üç seçenek üç ayrı mali süreçtir
Otel misafiri bir spa paketi veya oda servisinden sipariş seçtiğinde ödeme üç farklı şekilde sonuçlanabilir: Kartla o anda online tahsilat alınır, ücret PMS üzerindeki oda folyosuna kaydedilir ya da bedel mekânda ödenir. Misafir bunları benzer “öde” seçenekleri olarak görebilir; otelin muhasebe ve operasyon sistemi için ise her biri farklı işlem ve sorumluluktur.
Online ödeme sırasında ödeme sağlayıcısından başarılı tahsilat sonucu alınmadan bedelin ödendiği söylenemez. Folyo kaydı ise nakdin bankadan tahsil edildiğinin kanıtı değildir; otelin konaklama hesabına borç yazılmasıdır. Mekânda ödeme seçildiğinde online tahsilat oluşmamış olabilir, dolayısıyla ekip kalan tutarı ayrıca kapatmalıdır.
Online tahsilat siparişle ilişkilendirilmeli
Misafir 1.500 TL tutarında bir transfer hizmetini kartıyla ödesin. Bu tutar temsili bir örnektir. Satışın hangi ürün, tarih ve rezervasyon için alındığını Experience siparişi tanımlar; finansal sonucun başarılı olup olmadığını Pay tahsilat kaydı gösterir. Ödeme başarılı fakat transfer ekibe aktarılmadıysa sorun finansal değil operasyoneldir.
Ödeme talebi ile doğrudan entegre checkout da ayrıdır. İşletme misafire bağlantı gönderebilir veya satın alma ekranı Pay ödeme altyapısını kendi içinde kullanabilir. “Pay kullanılıyor” demek her zaman ayrıca bağlantı oluşturulduğu anlamına gelmez.
Oda hesabına yazmak PMS yeteneği ve yetki kontrolü ister
Oda folyosuna yazma, aktif konaklama ve oda yetkisi kontrolü gerektirir. Folyoya kayıt gönderen sistem, ilgili otelin PMS bağlantısında charge/posting işleminin gerçekten desteklendiğini doğrulamalıdır. Ön büro tarafından kapatılmış konaklama, oda değişikliği, No Post kısıtı veya farklı para birimi gibi durumlarda otomatik yazma güvenli biçimde reddedilebilmelidir.
Siparişin “folyoya gönderildi” durumunda görünmesi, PMS tarafında işlemin kesin olarak işlendiği anlamına gelmez. Ağ hatası veya zaman aşımında sonuç belirsiz olabilir; mutabakat yapılmadan tekrar gönderim çift borç doğurabilir. Otel PMS entegrasyonunda bekleyen kayıtları, hata nedenini ve son doğrulanmış sonucu ayrı izlemelidir.
Kısmi ön ödeme ve kalan tutarı doğru gösterin
Bir ürünün toplam fiyatı 2.500 TL, şimdi alınacak oranı yüzde 40 olsun. Misafir 1.000 TL online ödediğinde 1.500 TL kalır. Ürünün sipariş durumu ödenmiş peşinatı temsil edebilir ama ekranda “2.500 TL tamamen ödendi” demek yanlıştır. Kalan tutarın mekânda mı, checkout sırasında mı, yoksa folyo üzerinden mi tahsil edileceği açıkça seçilmelidir.
İade sırasında yalnız gerçek tahsilat iade edilebilir. Folyo kaydını tersine alma işlemi banka iadesi değildir; banka iadesi de doğru şekilde ayrı takip edilmelidir. Muhasebe mutabakatında satışın toplam bedeli, gerçekleşmiş tahsilat, tahsil edilmemiş kalan ve iade tutarı farklı kolonlardır.
Rezervem ekosisteminde bu üç yolu karıştırmayın
Rezervem Experience satılan hizmeti ürün ve sipariş olarak, Rezervem Pay online tahsilatı, PMS oda hesabına ilişkin kayıtları yönetir. QR Order ise siparişin servis noktasındaki akışını üstlenir. Stay misafire yalnız ilgili otelde desteklenen ödeme yollarını anlaşılır biçimde göstermelidir.
Entegre ödeme veya PMS’ye charge yazma yeteneği her konaklamada aynı değildir. Canlı kurulum öncesi para birimi, ödeme sağlayıcısı, PMS portu, hesap kilidi, check-out ve olası kesintilerle uçtan uca test yapmak gerekir.
