Rezervasyon sayısıyla tahsilat tutarı neden eşit olmayabilir?
Rezervasyon müşterinin gelmeyi planladığı tarih ve kişi sayısını kaydeder. Kart işlemi ise belirli bir tutarın istenmesi, bloke edilmesi, tahsil edilmesi veya iade edilmesi gibi finansal durumları taşır. Aynı rezervasyonda hiç ödeme olmayabilir; bazı ödeme talepleri de henüz bir rezervasyonla ilişkilendirilmemiş olabilir.
Özellikle ön provizyonu gelir saymak yanlıştır: kartta bloke edilen tutar, bankaca satışa çevrilmedikçe tahsilat olarak raporlanmaz. Ön ödeme ise gerçek tahsilat olabilir, ancak misafir servis hesabında mahsup edilmesi gereken bedeldir; bu tutarı tekrar ikinci kez gelire eklememek gerekir.
Raporların aynı dönem, restoran, para birimi ve işlem türünde hazırlanması bu nedenle ilk şarttır.
Servis sonrasında mutabakatı nasıl yapmalı?
İlk olarak gelen, iptal edilen ve no-show durumuna düşen rezervasyonları sayın. İkinci adımda ön ödeme istenen, başarıyla tahsil edilen, kartta bekleyen provizyonu olan ve başarısız işlemi bulunan kayıtları ayrı listeleyin. Üçüncü adımda banka veya ödeme sağlayıcısı kayıtlarından gerçek tahsilat ve iadeyi kontrol edin.
Örneğin 40 rezervasyonda 10 adet ön ödeme talebi oluşturulmuş fakat yalnız 8'i başarıyla tamamlanmış olabilir. On talebin tamamını tahsil edilmiş saymayın. Ayrıca bir masa adına açılmış bağımsız link sonradan rezervasyona bağlandıysa iki ayrı satış yaratmış gibi toplamayın.
İade durumunu işlerken talebin açıldığı günü, tahsilatın yapıldığı günü ve iadenin işlendiği günü aynı tarih varsaymayın. İptal edilmiş bir rezervasyonda geri ödeme bankada henüz bekliyorsa nihai sonuç ayrıca izlenmelidir.
- Rezervasyon ve işlem tarihleri ayrılıyor mu?
- Kart blokesini tahsilat toplamından çıkardık mı?
- Başarısız ve bekleyen ödeme talepleri ayrı mı?
- İadeleri ve bağımsız ödeme linklerini çift sayıyor muyuz?
Manager ve Pay raporlarının doğru görev ayrımı
Rezervem Manager rezervasyonun gerçekleşme, iptal, kişi ve no-show kaydını gösterir. Rezervem Pay ödeme talebinin durumunu, tahsilat ve iade işlemlerini; uygun konfigürasyonda rezervasyonla bağını tamamlar. Her Pay işlemi rezervasyondan doğmak zorunda değildir.
İşletmenin kendi sanal POS'u kullanılıyorsa bankanın mutabakat raporu da değerlendirilmelidir. Kullanılan komisyon, para birimi ve iade süresi bankanın veya ödeme sağlayıcısının koşullarına göre değişebilir.
Ön ödeme ile ön provizyonun ayrıntıları için karşılaştırma rehberini ve no-show maliyetini birlikte inceleyin.