Misafir gelmeden karşılama başlar
Pre-check-in, misafirin otel gelmeden önce uygun iletişim ve geliş bilgilerini tamamlayarak karşılama hazırlığına katkı verdiği süreçtir. Otelin ön bürosu geliş planını önceden görebilir; ancak bu işlem PMS üzerinde resmî check-in'in tamamlandığı anlamına gelmez.
İyi bir akış, gerekli bilgileri kısa ve anlaşılır şekilde toplar. Hangi kişisel ve kimlik bilgilerinin çevrim içi isteneceği, güvenli iletim ve otelin yasal kayıt yükümlülüklerine göre belirlenmelidir.
Bağlantıyı varıştan önce paylaşın
Varış öncesi bağlantının ne zaman ve hangi kanaldan paylaşılacağına karar verin. Misafire neden bilgi istendiğini ve işlemi tamamlayınca ne olacağını açıkça anlatın. Bağlantıya birden fazla kez tıklanması mükerrer konaklama kaydı oluşturmamalıdır.
İşletme tarafında tamamlanan ön kaydın hangi ekipte görüneceğini, eksik alanların nasıl tamamlanacağını ve bağlantı kesildiğinde resepsiyonun hangi sürece döneceğini belirleyin.
Misafir hangi bilgileri tamamlar?
Rezervem Stay pre-check-in akışında üç temel bilgi alanını toplar: kimlik bilgileri, iletişim bilgileri ve varış saati. Misafir bu alanları kendi telefonundan tamamlar. Ön büro, bilgiyi lobide sözlü olarak istemek ya da dağınık mesajlardan aramak yerine aynı akış üzerinden alır.
Varış saati, karşılamanın geliş planına göre hazırlanmasına yardımcı olur. Kimlik ve iletişim bilgileri, misafir otele ulaşmadan önce kaydın tamamlanmasına destek verir. Rezervem Stay’in yaklaşımı, her alanı misafirin kendi adına doldurmasıdır; ekip de eksik bilgi aramak yerine karşılamaya odaklanır.
Pre-check-in içinde teklifleri gösterin
Rezervem Stay’in pre-check-in akışı yalnızca bilgi toplamaz; varıştan önce misafire uygun seçenekleri de gösterebilir. Oda yükseltmesi, erken giriş, geç çıkış, spa ve yemek paketleri bu akışta sunulur. Misafir teklifi kendi telefonunda görür ve konaklamasına ekler.
Bu bölümün işletmedeki karşılığı, teklifin doğru anda görünmesidir. Rezervem Stay, misafir daha varış planını tamamlarken seçenekleri aynı yolculuğa ekler. Böylece pre-check-in, ön büro için gerekli bilgileri toplarken misafirin konaklamasına ekleyebileceği oda, saat ve paket seçeneklerini de gösterir.
Tamamlanan bilgiyi ön büroda kullanın
Misafir bilgileri ve varış saati Rezervem Stay’de tamamlandığında ön büro, karşılamayı bu hazırlık üzerinden yürütür. Misafir otele ulaştığında ilk dakikalar kimlik ve iletişim bilgilerini yeniden istemekle değil, kaydı kontrol edip geliş planına göre ilerlemekle geçer. Rezervem Stay’in pre-check-in bölümü, bilgiyi kapıda değil önceden toplar.
PMS bağlantıları desteklenen kapsam içinde kurulur; kapsam kurulumda belirlenir. Rezervem Stay’i yapılandırırken ön büronun varıştan önce hangi bilgiyi göreceğini ve karşılama sırasında nasıl kullanacağını netleştirin. Böylece bağlantı gönderilmiş olmakla kalmaz, tamamlanan kayıt işletme içindeki karşılama adımına bağlanır.
Lobide form yerine hazır karşılama kurun
Rezervem Stay ile pre-check-in akışını kurarken önce bağlantının varıştan önce paylaşılacağı adımı belirleyin. Ardından kimlik, iletişim ve varış saati bilgilerinin nasıl tamamlanacağını; ön büronun bu bilgileri karşılama sırasında nasıl kullanacağını ekiple aynı biçimde tanımlayın. Rezervem Stay’in sunduğu akış, misafirin telefonda tamamladığı bilgiyi hazır karşılamaya taşır.
Bu düzen, resortta yoğun bir varış dalgasında da butik otelde kişisel karşılamada da aynı temele dayanır: misafir bilgiyi önceden tamamlar, ön büro kaydı hazır görür. Rezervem Stay ürün sayfasında pre-check-in akışını inceleyebilir, oteliniz için görüşme talep edebilirsiniz.
