Ön kayıt ile konaklamayı başlatan işlem aynı değildir
Pre-check-in, misafirin gelmeden önce belirlenen bilgileri paylaşması ve otelin karşılama hazırlığını yapmasıdır. Online check-in ifadesi ise işletmeye ve mevzuata göre daha geniş bir anlama gelebilir; kimlik kontrolü, konaklama kaydının kesinleşmesi ve oda erişim hakkı bunlardan farklı aşamalardır.
Bir misafir telefonunda form doldurmuş olabilir. Bu, her otelde PMS üzerinde resmî check-in durumuna geçtiği veya tesise geldiğinde kimlik kontrolünün tamamen ortadan kalktığı anlamına gelmez. Ürün sayfasında bu ayrımı korumak yanlış beklenti oluşmasını önler.
Bilgiyi üç gruba ayırın
İlk grup, rezervasyonla eşleşmek için gereken bilgiler; örneğin otelin kabul ettiği rezervasyon referansı ve uygun doğrulama unsurlarıdır. İkinci grup, karşılama hazırlığını kolaylaştıran varış saati ve tercihler gibi verilerdir. Üçüncü grup, otelin yasal yükümlülükleri veya gerçek giriş işlemi için ihtiyaç duyduğu bilgilerdir.
Her alan için "neden gerekli, ne kadar süre saklanacak, kime gösterilecek" sorusuna cevap verin. Kişisel verilerin işlenmesinde KVKK’ya uygun aydınlatma ve gerekli hukuki dayanak ayrı ele alınmalıdır. Pazarlama izni, konaklama kaydını yürütmek için gereken veri işleme sürecinin otomatik parçası değildir.
Örnek: öğleden sonra gelen otobüs grubu
Tamamı aynı gün otele varacak 40 kişilik bir grup düşünelim. Ön büro herkesten bütün bilgileri kapıda toplamaya çalışırsa sıra uzayabilir. Pre-check-in ile gerekli bilgilerin bir bölümü önceden alınabilir; ancak yanlış rezervasyon eşleşmesi veya eksik kimlik belgesi varsa son doğrulama yine işletmenin sürecine göre yürütülür.
Ön büro için yalnız "form tamamlandı" bilgisini değil "hangi alan eksik" durumunu da tanımlayın. Böylece çalışan eksik kayıt ile tamamen hazır kaydı birbirine karıştırmaz. Formun otomatik tamamlanma yüzdesinden çok gerçek varış süresinin değişimini izleyin.
PMS bağlantısında hangi yönü test etmelisiniz?
Ön kaydın misafir telefonunda alınması, PMS tarafında profilin güncellenmesi veya pre-check-in komutunun işletilmesiyle aynı teknik yetenek değildir. Her PMS adaptörü farklı okuma/yazma kapsamına sahip olabilir; ilgili alanın misafir tarafından doldurulup doldurulmadığı ve PMS kaydına gerçekten işlenip işlenmediği uçtan uca test edilmelidir.
Hatalı veya mükerrer kayıt, değişen varış günü, iptal edilen rezervasyon ve yarım bırakılmış form için ayrı durumlar belirleyin. Özellikle iki misafirin aynı isimle rezervasyonu varsa yalnız isimle eşleme yapmayın; ikinci doğrulama faktörünü ve erişim yetkisini değerlendirin.
Kabul testi için dört örnek kullanın: tarihini değiştiren misafir, grup rezervasyonunda ikinci yolcu, aynı soyadına sahip iki farklı konuk ve son anda iptal edilen konaklama. Her birinde eski bağlantının işe yarayıp yaramadığını, otel ekibinin hangi bilgiyi gördüğünü ve gerçek check-in kararını kimin verdiğini yazın. Böylece formun düzgün açılması ile doğru işletme kaydının güncellenmesi ayrı ayrı kanıtlanır.
Varış öncesi tekliflerde katalog ve tahsilatı ayrı düşünün
Pre-check-in ekranındaki oda yükseltmesi, transfer veya kutlama seçeneği işletmenin sattığı bir hizmettir; yalnız bilgi toplayan form alanı değildir. Ürün fiyatı, dahil/hariç koşulları, uygun tarih, teslim yöntemi ve ödeme gerekliliği misafir kararı vermeden önce anlaşılır olmalıdır. Bir paketin listelenmesi, o hizmet için gerçek kaynak müsaitliğinin otomatik doğrulandığını göstermez.
Ön kayıt sırasında bir hizmet satın alınıyorsa ürün siparişiyle ödeme sonucu ayrı takip edilmelidir. Pre-check-in bilgilerinin alınması, banka tahsilatının tamamlanması ve PMS üzerinde resmî giriş yapılması üç farklı işlemdir; biri başarılı olduğunda diğerleri otomatik tamamlanmış sayılmamalıdır.
Rezervem Stay ile neleri ayrı doğruluyoruz?
Rezervem Stay ürün kurgusunda varış öncesi bilgi toplama ve konaklama deneyimini devam ettirme bulunuyor. Ön kayıt bilgilerinin otelin PMS sisteminde nasıl kullanılacağı, desteklenen bağlantı kapsamına bağlıdır. Ön kayıt göndermek, resmî PMS giriş işleminin otomatik tamamlandığı anlamına gelmez.
Misafirin ön hazırlık deneyimini Rezervem Stay, oda ve konaklama kaydını Rezervem PMS yönetir. Uygulama kapsamı belirlenirken varış öncesi bilgi toplama, kimlik doğrulama ve PMS yazma işlemlerinin üçü de ayrı satırda kontrol edilir.
Bu ayrımda Rezervem Experience ürün ve siparişi, Rezervem Pay ise uygun tahsilat akışını yönetir. Hangi pre-check-in bilgilerinin PMS'e iletildiği otelin entegrasyon kapsamına göre değerlendirilir.
