Oda değiştiğinde konaklama bitmez
Otel misafiri konaklama sırasında oda değiştirebilir; örneğin teknik sorun nedeniyle başka bir odaya taşınabilir. Misafirin akşam yemeği rezervasyonu ise oda numarasından bağımsız olarak aynı kişilerin aynı saatte restorana geleceği bilgisine dayanır. Oda numarası rezervasyonun tek kimliği haline getirilirse oda değişikliği sonrası kayıt kaybolabilir, yeni odadaki kişiye yanlışlıkla görünebilir veya aynı talep iki kez oluşturulabilir.
Bu nedenle oda numarası erişim için kullanılan bilgilerden biri olmalı; rezervasyonun sahipliği mümkün olduğunca doğrulanmış konaklama ve misafir ilişkisiyle tutulmalıdır. İş kuralı, odası değişen misafirin mevcut rezervasyonunu yeniden yapmadan yönetmesine izin verip vermediğini açıkça tanımlamalıdır.
Çıkış günü için saat sınırı belirleyin
Çıkışın gerçekleştiği günün akşamına yeni rezervasyon açılması çoğu resortta istenmeyebilir. Buna karşılık geç çıkış, günübirlik kullanım veya otelin özel izni gibi istisnalar bulunabilir. Bu istisnaları “herkese açık” bir tarih genişletmesiyle çözmek yerine ilgili konaklama veya hizmet hakkı için ayrı karar verin.
Uygulama testi için aynı oda numarasıyla iki kayıt hazırlayın: biri bugün çıkıyor, diğeri ertesi gün giriş yapıyor. İlk misafir artık yetkili olmadığı zaman ikinci misafirin haklarını görememeli. Oturumun ne zaman geçersiz sayılacağı, uygulamanın arka planda açık kalması durumunda da kontrol edilmelidir.
Grup veya çoklu oda rezervasyonunda sahipliği ayırın
Aynı aile iki odada kalıyorsa restoran için tek masaya oturmak isteyebilir. Böyle bir durumda rezervasyonu kimin oluşturduğu, kimin iptal edebildiği ve başka bir odanın rezervasyondan nasıl ayrıldığı tanımlı olmalıdır. Bir odanın ayrılması tüm masayı iptal etmemeli; rezervasyonun sahibi iptal ettiğinde de bağlı diğer odalar bilgilendirilmelidir.
İşletme kararını şöyle yazabilir: Rezervasyonun sahibi genel iptale yetkilidir; bağlı oda yalnız kendi katılımını kaldırabilir. Bu örnek iş kuralı tesis tercihlerine göre değişir. Testte misafir ekranı, rezervasyonun ortak kişi sayısı ve restoranın gelen misafir listesi birlikte kontrol edilmelidir.
Ekipler için uygulama kontrolü
Yalnızca normal rezervasyon oluşturma akışını değil, değişen konaklama verisinin sonuçlarını da test edin. Aşağıdaki sırayla ilerlemek, sorumluluğu ön büro ve restoran ekibi arasında net tutar.
- PMS üzerinden oda değişikliğini uygulayın; mevcut restoran rezervasyonunun hangi kimlikle izlenmeye devam ettiğini görün.
- Misafirin önceki oda üzerinden yeni işlem yapıp yapamadığını sınayın.
- Konaklama tarihini kısaltın; ileri tarih rezervasyonunun nasıl ele alınacağını kaydedin.
- Grup rezervasyonundan tek bir odayı çıkarın; kalan kişi ve oda bilgisini karşılaştırın.
- Tüm rezervasyonu iptal edin; misafir ekranını ve restoran müsaitliğini birlikte doğrulayın.
- PMS bağlantısı geçici kesildiğinde personelin ne yapacağını yazılı hale getirin.
Rezervem Stay uygulamasında hangi akışlar mevcut?
Rezervem Hospitality misafir uygulamasının güncel kodunda oda/konaklama bilgileriyle giriş, çoklu oda ilişkileri, konaklama tarihine göre rezervasyon tarihleri ve oluşturucuya bağlı iptal/odadan ayrılma kararları bulunur. Rezervasyonun servis kapasitesi tarafı Rezervem Manager ile, konaklama kaydının kaynağı PMS ile ilişkilidir.
Her otelde hangi PMS olayının hangi Rezervem kaydını ne kadar gecikmeyle güncellediği ayrıca test edilmelidir. İlgili ürün ayrımları için Stay, Manager ve PMS sayfalarına bakabilirsiniz.