Dört ayrı karar tek bir “rezervasyon yapılabilir” cümlesine sığmaz
Bir otel misafiri için restoran seçiminin arkasında en az dört bağımsız soru bulunur: Kişi halen konaklıyor mu? Seçtiği restoran pansiyonuna veya tesis politikasına göre kullanabileceği bir hizmet mi? Bu restorana yeniden rezervasyon yapmasına izin var mı? Seçtiği saatte gerçekten boş masa veya rezervasyon kapasitesi bulunuyor mu? Bunlardan biri olumlu cevaplandı diye diğerleri kendiliğinden olumlu olmaz.
Örneğin beş gecelik konaklamada belirli bir tematik restorana bir ücretsiz ziyaret hakkı tanımlanmış olabilir. Misafir bu hakkı kullanmışsa cuma akşamı masa boş olması ücretsiz yeni ziyaret hakkı doğurmaz. Tersi de mümkündür: Hakkı devam eder ama restoranda o akşam yer yoktur. “Müsait restoran” ekranı bu iki gerçeği ayrı ifade etmelidir.
Konaklama ve pansiyon hakkının sahibi farklı olabilir
PMS; konaklama tarihlerini, oda ilişkisini, check-in veya check-out durumunu ve bazı paket/pansiyon alanlarını tutabilir. Ancak her otelin PMS verisi aynı ayrıntıda değildir. Ücretsiz yemek hakkı, tematik restoran kotası, yetişkin-çocuk ayrımı veya belirli bir paketin şartları bazen otel yönetimi tarafından başka bir kural katmanında tanımlanır.
Bu nedenle “PMS bağlantısı var” demek bütün restoran haklarının otomatik çözüldüğü anlamına gelmez. Uygulama projesinde her hakkın hangi kaynaktan okunduğu, nasıl yenilendiği ve eksik veri halinde ne olacağı yazılmalıdır. Konaklama doğrulanamadığında misafire sahte bir ücretsiz hak göstermek yerine uygun yeniden doğrulama veya personel desteği sunmak daha güvenlidir.
Masa kapasitesini restoran sistemi belirlemeli
Müsaitliğin kaynağı restoranın servis planıdır. Masalar, kişi sayısı, öğünler, dönüş süreleri ve ayrılmış kapasite otelin oda envanterinden bağımsızdır. 30 oda boşsa restoranda otomatik olarak 30 masa açılmaz. Aynı şekilde restoranda 12 kişilik kontenjan görünmesi, 12 kişinin her birinin ücretsiz kullanım hakkı olduğunu göstermez.
İşletme iki ekrana ihtiyaç duyar: Misafir için hakkına ve seçtiği güne göre anlaşılır seçenekler; restoran ekibi için gerçek rezervasyon, masa planı ve beklenen kişi sayısı. Hak denetimi ile masa müsaitliği arasında kesinti olursa “ikisini de uygun say” kararı telafisi güç rezervasyonlara yol açabilir.
Örnek karar tablosu ile rezervasyon politikası oluşturun
Temsili olarak 200 odalı bir resort düşünün. Akşam servisi için bir restoranda 60 kişilik rezervasyon kapasitesi, belirli pansiyon paketinde de konaklama başına bir ücretsiz ziyaret hakkı tanımlanmış olsun. Misafir A’nın hakkı var fakat 19.30 dolu; 20.45 açık. Misafir B saat 19.30 için yer buluyor ama ücretsiz hakkını önceki gün kullanmış. Ekran A’ya alternatif saat, B’ye ise tesisin ücretli kullanım koşulu varsa açık onay sunmalıdır; hiçbirine tek başına “rezervasyon mümkün değil” demek bilgilendirici değildir.
Kuralları yazarken kontrol sırasını netleştirin ve beklenmeyen durumları test edin: oda değişikliği, erken çıkış, rezervasyon iptali, aynı odadaki birden çok misafir, ücretli restoran, çocuk sayısı ve ayrı oteldeki outlet. Otel restoranlarında Manager, Stay ve PMS ilişkisi bu görev ayrımını detaylandırır.
- Konaklama devam ediyor mu ve doğrulama kaynağı nedir?
- Hak veya kota hangi konaklamaya ve kişilere bağlı?
- Restoranda gerçek boş masa/öğün müsaitliği var mı?
- Ücretli kullanım gerekiyorsa tutar ve kabul koşulu gösteriliyor mu?
- İptalde hak iadesi ve kapasite iadesi ayrı ayrı doğrulanıyor mu?
Rezervem ürünlerinin görevi nerede başlar?
Rezervem Stay misafirin hakkına uygun restoran seçimi ve rezervasyon yolculuğunun görünen yüzüdür. Konaklama bilgisi desteklenen PMS bağlantısından, restoran servis planı ve rezervasyon kaydı Manager tarafındandır. Bir ücretli paketin ayrıca ürün olarak satılması gerekirse Experience kataloğu ve Pay tahsilat işlemi farklı sorumluluklar üstlenir.
Böylece restoranın hakkı olmayan misafire yanlış ayrıcalık sunması, otelin boş kapasiteyi yanlış yorumlaması veya misafirin aynı hizmet için iki kez ücretlendirilmesi gibi durumlar için ayrı test senaryoları kurulabilir.
