Misafir ödediği tutarı kasada tekrar anlatmak zorunda kalmamalı
Misafir rezervasyonunu tamamlamak için ön ödeme yaptı. Akşam restorana geldi, yemeğini yedi ve hesabı istedi. Eğer rezervasyon sistemindeki tahsilat POS adisyonuyla ilişkilendirilmemişse, garson veya kasa personeli ödenen tutarı ayrı bir ekrandan kontrol eder. Yanlış işlem hem misafirin deneyimini hem de gün sonu mutabakatını zorlaştırır.
Çözüm 'ödemeyi hemen POS'a gönder' kadar basit değildir. Bir ön ödemenin hangi rezervasyona, hangi adisyona ve hangi ödeme türüne yazılacağı net olmalıdır.
Ön ödeme ile ön provizyon aynı işlem değildir
Ön ödeme, misafirden tahsil edilmiş bir tutardır. Ön provizyon ise belirli koşullarda kart üzerinde bloke edilen tutardır; her provizyon kesin satış anlamına gelmez. Bu iki işlem işletmenin no-show ve iptal politikasında farklı amaçlarla kullanılabilir.
Rezervem Pay tarafında tutar tahsil edilmiş olsa bile, Simphony tarafına işlenme biçimi POS'un ödeme türü yapılandırmasına ve adisyon durumuna bağlıdır. Ön provizyonun otomatik olarak tahsil edilmiş POS ödemesi gibi gösterilmemesi gerekir.
Adisyon açıldığında neden her ödeme hemen yazılmaz?
Rezervasyon check-in yapıldığında Simphony'de yeni açılan adisyon henüz boş olabilir. Boş adisyona tam bir ödeme yazmak, POS tarafında yanlış kapanışa yol açabilir. Bu nedenle entegrasyon, ön ödeme bilgisini önce rezervasyon ve adisyon bağlamında tutar; uygun koşullar oluştuğunda kaydı gerçekleştirmeyi dener.
Ödeme türü Simphony'de ayrıca tanımlanmış olmalıdır. Adisyonun açık kalması, gerçek kalan bakiye ve ödeme tutarının bu bakiyeden düşük olması kontrol edilir. Bu koşullar karşılanıyorsa ön ödeme ilgili adisyona kaydedilebilir. Koşullar uygun değilse işlem sessizce tamamlanmış kabul edilmez.
Hangi durumda personelin kontrolü gerekir?
Ön ödeme adisyonun kalan tutarına eşit veya ondan yüksekse, adisyonun yanlış kapanmasını önlemek için otomatik kayıt bekletilebilir. Adisyon kapanmadan önce ödeme uygun koşullara ulaşmazsa personelin müdahalesi gereken bir mutabakat durumu oluşabilir. Entegrasyonun desteklediği uyarılar bu tür istisnaları görünür kılar.
Böylece 'ödeme varsa her zaman adisyona geçer' veya 'asla ikinci kez tahsilat olmaz' gibi fazla geniş vaatler yerine, hangi koşulda hangi sonucun oluşacağı doğru tanımlanmış olur.
Kurulumdan önce dört şeyi doğrulayın
Rezervem Pay ile Simphony entegrasyonunu bir arada kullanırken tahsilat ve POS kayıtlarının farklı görevlerini koruyun. Gün sonu için gerçek banka tahsilatı, Rezervem ödeme kaydı ve Simphony adisyonunun nasıl karşılaştırılacağını önceden belirleyin. Teknik kapsamı Simphony Cloud entegrasyon sayfasında, restoranın ön ödeme kurallarını ise Pay ürün sayfasında inceleyebilirsiniz.
- Rezervasyonun ön ödeme türü gerçekten tahsilat mı, yoksa ön provizyon mu?
- Simphony'de kullanılacak ödeme (tender) türü yetkili olarak eşlenmiş mi?
- Rezervasyon, masa ve gelir merkezi üzerinden doğru açık adisyona bağlanıyor mu?
- Kısmi ödeme, tam tutar, iptal ve kapanış senaryoları gerçek test adisyonlarında denendi mi?
