Önce bilgi sorusuyla işletme kararını ayırın
Servis sırasında arayan misafir çalışma saatini sorabilir; bir başkası mevcut rezervasyonunu değiştirmek, üçüncü bir misafir ise özel bir menü talep etmek isteyebilir. Bu üç talep aynı değildir. İlki doğrulanmış bir bilgiyle, ikincisi yetkili sistem işlemiyle, üçüncüsü ise çoğu zaman insan kararıyla sonuçlanır.
Restoranın hangi isteği otomatik karşılayabileceğini belirlemek için üç soruya bakın: Bilgi güncel ve kayıtlı mı? İşlemin geçerli bir sistem sonucu var mı? İstisna veya güvenlik nedeniyle bir ekip üyesinin değerlendirmesi gerekiyor mu?
Tekrarlanan sorular için tek bir doğru bilgi kaynağı kurun
Çalışma saatleri, menü, adres, otopark, mutfak kapanışı, oturum ve teras kuralları sık sorulur. Bunları telefon görevlisinin hafızasına bırakmak yerine güncel bir işletme kaynağında tutun. Örneğin teras yağış nedeniyle kapatıldıysa eski bilgiyi veren otomatik cevap yerine kaynak güncellenmeli, ekip de aynı değişikliği görmelidir.
Yeni rezervasyon talebinde tarih, saat, kişi sayısı ve gerekiyorsa alan tercihi alınır. Sistem gerçek uygunluğu döndürmeden saat söylenmemeli; bir teklif veya ödeme bağlantısı başarılı kayıtla karıştırılmamalıdır.
Özel talepte doğru kişiyi devreye alın
Her talebi otomatik sonlandırmak iyi hizmet değildir. Alerjen bilgisi mutfak teyidi, büyük grup farklı oturum ve servis planı, şikâyet ise sorumluluk alacak bir çalışan gerektirebilir. Misafire ne zaman geri dönüş yapılacağı ve hangi ekibin devralacağı vardiya başlamadan netleşmelidir.
- Alerjen ve sağlıkla ilgili güvenlik soruları: Mutfak veya yetkili personele doğrulatın.
- Özel etkinlik, büyük grup ve fiyat istisnaları: Yetkili yöneticiyle netleştirin.
- Şikâyet, ücret iadesi ve olağandışı durumlar: Bir ekip üyesine sahiplik verin.
- Mevcut rezervasyon değişikliği ve iptali: Sistem yetkisi ile misafir doğrulaması varsa otomatik işlem yapılabilir; yoksa ekibe yönlendirin.
Rezervasyon değişikliği ve iptalini neden ayrıca tasarlamalısınız?
Yeni rezervasyon oluşturmak ile var olan rezervasyonu değiştirmek aynı riskte değildir. Yanlış kişiye ait kaydı değiştirmemek için önce ilgili rezervasyon bulunmalı, kanalın desteklediği kimlik doğrulaması yapılmalı ve misafirin değişiklik veya iptal isteği açıkça teyit edilmelidir.
İşlemin sonunda yalnız başarılı sistem yanıtı kadar söz verin. Onay bekleyen, ödeme adımı tamamlanmamış ya da başarısız kalan işlemi kesinleşti diye anlatmayın. Hata hâlinde ekibe ulaşılacak net bir yol bırakın.
Rezervem AI Concierge bunu nasıl yürütür?
Rezervem AI Concierge, işletmenizin telefon, WhatsApp veya desteklenen web sohbet kanalında bilgi sorularını karşılar. Rezervem Manager müsaitliğiyle yeni rezervasyon kaydı oluşturabilir; etkin telefon veya WhatsApp kanalında yetki ve doğrulama varsa mevcut rezervasyonu bulma, değiştirme ve iptal etme işlemlerini de yürütebilir. Restoran gruplarında önce hangi mekânın istendiği netleştirilir, sonra o restoranın kuralları kullanılır.
Mesajlarda uygun personel devralma akışı, sesli görüşmelerde ise etkin santral ve operatör aktarım ayarı devreye girer. Bilgi tabanı ve ajan kuralları yönetim ekranlarında güncellenip test edilir. Kanal kurulumu ve sınırları için telefon bağlantısı rehberine, ürünün genel kapsamı için AI Concierge sayfasına bakabilirsiniz.
