Rezervasyon yönetimi ile ödeme yönetimi neden birlikte düşünülür?
Rezervasyon, misafire belirli gün, saat ve kapasitenin ayrılmasıdır. Ön ödeme ise bir tutarın tahsil edilmesi, ön provizyon da kartta geçici bloke oluşturulmasıdır. Bir restoranın misafir gelmediğinde hangi işlemi yapabileceği, rezervasyonun gerçek durumu ve önceden açıklanmış politika kadar ödeme sağlayıcısının sonucu ile de ilgilidir.
Örneğin altı kişilik akşam rezervasyonu için kişi başına 500 TL kart provizyonu tanımlanmış olsun. Bu 3.000 TL henüz satış değildir. Misafirlerin tamamı gelirse farklı, dört kişi gelirse farklı, hiçbiri gelmezse farklı işlem koşulları ortaya çıkabilir.
Manager'ın rezervasyon kaydı ile Pay'in tahsilat/izin verilen provizyon akışını karıştırmak, yanlış rapor, çifte tahsilat veya gereksiz iade ihtimali yaratır.
İşletmede uygulanabilir altı adımlı kontrol
Birinci adım: Gün, öğün, kişi sayısı ve özel hazırlık maliyetine göre hangi rezervasyonlarda finansal güvence gerektiğine karar verin. İkinci adım: Ön ödeme mi, kart blokesi mi uygulanacağını ve kişi başı/masa başı toplamı netleştirin. Üçüncü adım: Misafire işlem türünü, tutarı ve iptal/no-show koşullarını ödeme öncesinde gösterin.
Dördüncü adım: Misafirin ödeme veya provizyon işleminden sonra banka/sağlayıcı sonucunu kontrol edin. Link gönderildi veya kart bilgisi girildi diye işlem tamamlanmış saymayın. Beşinci adım: Servis günü gerçek gelen kişi sayısını kaydedin; zamanında iptal, geç iptal, kısmi katılım ve no-show durumunu farklı değerlendirin.
Altıncı adım: Gün sonunda rezervasyon durumlarını ön ödeme, bloke, capture, iade ve başarısız işlem kayıtlarıyla karşılaştırın. Özellikle no-show işaretlenen rezervasyonların hepsinin başarılı tahsil edildiğini varsaymayın. Restoranın kendi sanal POS'u varsa banka mutabakatında aynı işlem kimliğini kontrol edin.
Örnek: 6 kişilik rezervasyona yalnız 4 kişi geldiyse, kişi sayısını gelişten önce 4'e düşürerek finansal geçmişi silmeyin. Restoranın kısmi katılım politikası ve sağlayıcının iade zamanı ayrıca değerlendirilmeli. Bu, tahsilat ve misafir haklarının birlikte korunması açısından kritik bir ayrımdır.
- Finansal güvence kuralı misafire gösterildi mi?
- Başarılı tahsilat ve geçici bloke ayrılıyor mu?
- Gerçek geliş ve kişi sayısı kaydedildi mi?
- İptal, kısmi katılım ve no-show farklı raporlanıyor mu?
- Pay ile banka mutabakatı yapıldı mı?
Manager ile Pay'in rol paylaşımı
Rezervem Manager rezervasyonun tarih, masa, kişi, geliş ve no-show durumunu operasyonel olarak yönetir. İlgili rezervasyon finansal kuralı yapılandırıldığında ödeme veya kart provizyonu adımıyla ilişkilendirilebilir. Gün/öğün/alan ve kişi başı/masa başı tutarların gerçek akışta doğru çözülmesi gerekir.
Rezervem Pay bağımsız ürün kimliğiyle ödeme talebi, link/QR/WhatsApp gibi kanallar ve uygun sanal POS bağlantısı sağlar. Pay yalnız rezervasyona bağlı bir modül değildir. Restoranın kendi sanal POS'u veya desteklenen platform POS seçeneği konfigürasyonla kullanılabilir.
Tahsilatın mümkün olup olmadığı, kartta blokajın açık olup olmadığı, iptal veya iadenin bankaca tamamlanması finansal işlemin gerçek sonucudur; yalnız rezervasyon statüsü bunların yerine geçmez. Temel kavramlar için ön ödeme ve provizyon, risk analizi için no-show sayfalarını inceleyin.