Masa ile oda aynı misafiri farklı izler
Cumartesi akşamı restoran ekibi 20.00 servisi için masaları dağıtırken ön büro yarının girişlerini, oda durumlarını ve erken check-in taleplerini izler. İki ekip aynı misafire hizmet eder; fakat baktıkları kayıt ve verdikleri karar farklıdır. Restoran rezervasyon sistemi masa planını, servis saatini ve restoran misafirini yönetir. PMS ise oda envanterini, konaklamayı ve folyo akışını taşır.
Bir otelde bu iki alan yan yana çalışır. Konaklayan misafir kahvaltıya iner, akşam a la carte restoranda yer ayırtır ve odasına bir harcama yazdırır. Dışarıdan gelen müdavim ise yalnızca restoran rezervasyonunda görünür. Farkı belirleyen nokta, misafirin hangi deneyimi yaşadığı değil, o deneyimin hangi operasyon tarafından yönetildiğidir.
Bu yüzden restoran rezervasyon sistemi ile PMS aynı işi yapan iki alternatif değildir. Biri masa ve servis akışını düzenler, diğeri oda ve konaklama akışını yönetir. Otelin ihtiyacı, bu görevleri tek bir ekranda eritmekten çok, doğru bağlantılarla birbirine bağlamaktır.
PMS geceleri, restoran sistemi servis saatlerini izler
PMS'in temel birimi odadır. Oda tipleri, fiyatlar, müsaitlik, rezervasyon kanalları, oda ataması, check-in, check-out ve konaklama boyunca biriken folyo bu sistemin alanına girer. Kat hizmetleri oda durumunu ön büroya aktarır; böylece hangi odanın temiz, hangisinin kontrol beklediği görünür olur.
PMS'in zaman ölçeği gecelerdir. Bir konaklama birkaç gün açık kalabilir ve aynı kayıt girişten çıkışa kadar ilerler. Ön büro bu akışta oda takvimine, gelen-giden listesine ve konaklamanın durumuna bakar.
Restoran rezervasyonunun zaman ölçeği ise saatlerdir. Ekip yaklaşan serviste hangi masaların dolacağını, bekleme listesindeki talepleri ve rezervasyonların değişip değişmediğini izler. Servis ilerledikçe rezervasyonun onayı, iptali, check-in ve No-Show durumu değişebilir. Masa planı bu nedenle restoranın vardiya içindeki ana çalışma alanıdır.
Restoranın vardiyası masa planıyla başlar
Kapılar açılmadan önce restoran ekibi masaların hazır olup olmadığını, kaç kişilik rezervasyon bulunduğunu ve özel notları kontrol eder. Bir masanın servise ayrılması, başka bir rezervasyon için yeniden planlanması ya da bekleme listesindeki bir talebe açılması aynı akışın parçalarıdır. Ekip, bu bilgileri dağınık notlar yerine güncel masa planında görmek ister.
Rezervasyonun onayı, değişikliği, iptali, check-in ve No-Show durumu servis boyunca güncel kalır. Telefonla gelen kayıtla web sitesinden gelen kayıt, aynı misafir kartındaki ziyaret geçmişiyle birlikte izlenebilir. Böylece ekip, kapıda bekleyen misafirin kaydını ararken masa durumunu da aynı çalışma alanında görür.
Rezervem Manager bu operasyonu restoran rezervasyon sistemi olarak yürütür. Desteklenen kanallardan gelen talepler, misafir kartındaki ziyaret geçmişi ve masa planı aynı çalışma alanında buluşur. Ön ödeme ya da provizyon kullanılan akışlarda ekip, servis başlamadan önce rezervasyonun durumunu takip eder.
İki sistem doğru bağlantıda buluşur
Otel restoranında asıl soru hangi sistemin her şeyi yapacağı değildir. Kahvaltı hakkı nereden kontrol edilecek? A la carte restorandaki harcama folyoya nasıl ulaşacak? Konaklayan misafir ile dışarıdan gelen misafir hangi noktada ayırt edilecek? Bu sorular, iki sistemin sınırlarını ve aralarındaki bağlantının neyi taşıyacağını gösterir.
Otelin mevcut sistemleri arasında hangi bilgilerin aktarılabildiği, kullanılan teknolojinin desteklediği işlemlere ve kurulum kapsamına bağlıdır. Bir PMS ile restoran rezervasyon sisteminin yan yana kullanılması, otomatik olarak çift yönlü misafir, ödeme veya folyo senkronizasyonu sunulduğu anlamına gelmez.
Kurulumdan önce giriş-çıkış bilgisi, kahvaltı hakkı, restoran rezervasyonu ve folyo işlemlerini ayrı ayrı ele alın. Her veri akışının hangi sistem tarafından sağlandığını, kim tarafından doğrulandığını ve hangi kullanım için izin verildiğini netleştirin. Otel PMS yönetimi ile Rezervem Manager restoran operasyonunun sınırları farklıdır.
İhtiyacı servis akışı belirler
Tek bir kahvaltı salonu olan ve dışarıdan rezervasyon almayan bir otelin ihtiyacı, çok sayıda outlet işleten bir resortunkinden farklıdır. A la carte restoran, plaj veya başka bir outlet için masa planı, bekleme listesi, ön ödeme ve No-Show takibi gerekiyorsa restoran rezervasyon sistemi ayrı bir rol üstlenir. PMS ise oda, konaklama, folyo ve kat hizmetleri tarafındaki omurgayı taşır.
Bir outletin harcaması restoran operasyonunda doğar; konaklamaya bağlı folyo akışı ise otel yönetiminin alanında kalır. Bu ayrımı baştan yazmak, ekiplerin aynı kaydı farklı amaçlarla kullanmasından doğabilecek belirsizliği azaltır. Restoran ekibi servis saatine, masa planına ve rezervasyon durumuna; ön büro oda ve konaklama akışına odaklanır.
Rezervem PMS lansmana hazırlanıyor. Otelinizdeki her outlet için harcamanın nerede doğduğunu ve folyoya hangi adımlarla ulaştığını yazın; ardından restoran operasyonu için Manager'ı, otel yönetimi için Rezervem PMS'i ve bağlantılı misafir akışı için otel outlet'leri rehberini inceleyin.
