CRM'in amacı daha fazla veri toplamak değil
Gereken veriyi doğru, güncel ve açıklanabilir amaçla tutmak, misafirperverliği geliştiren sağlam bir temel oluşturur. Gereksiz mahrem yorumları ve öznel kişilik değerlendirmelerini misafir profiline eklemeyin.
1. Veri kaynağı ve mükerrer kayıtlar
Rezervasyon, Join profil kaydı, Connect listesi ve POS bağlantıları farklı kaynaklardır. Kişi eşleşmesini doğrulayın; yanlış numara, mükerrer profil ve eksik harcama kaydını gerçek bilgi gibi kullanmayın.
CRM profil okuma rehberi temel doğrulama noktalarını sunar.
2. Etiketlerde nesnellik ve yetki
VIP, müdavim, Big Spender gibi etiketlerin iş amacı tanımlansın. Etiket atama ve görüntüleme yetkileri sınırlansın. Hizmetle ilgisiz, aşağılayıcı veya kişiye karşı ayrımcılığı teşvik eden kategoriler oluşturmayın.
3. Saklama ve düzeltme süreçleri
Restoranın veri sorumlusu olarak işleme amacı ve hukuki dayanağı değerlendirmesi, erişimi rol bazında sınırlandırması ve düzeltme/silme taleplerine yönelik süreç oluşturması gerekir. Tüm kayıtların süresiz saklanması varsayılmamalıdır.
4. İzinli kampanya ayrı işlemdir
Misafir kartında telefon bulunması veya profilin VIP olması kampanya izni değildir. ETK/İYS, WhatsApp izinleri ve gerekli KVKK değerlendirmeleri ayrı yürütülür.
İYS sayfası, açık rıza ile ETK farkı ve Connect kampanya rehberi birlikte kullanılmalıdır.
5. Düzenli kontrol
Veri kalite sorumlusu, erişim, saklama, entegrasyon kapsamı ve periyodik gözden geçirme takvimi belirleyin. Bu rehber hukuki danışmanlık veya mevzuata otomatik uyum garantisi değildir; işletmenin hukuk danışmanı nihai değerlendirmeyi yapmalıdır.
Rezervem CRM özellikleri yetki ve kurulum koşullarına bağlıdır.
Gerçek restoran örneği
Karşılama ekibi aynı telefon numarasını iki farklı misafir kaydında görürse bunları doğrudan birleştirmemelidir. Rezervasyon ve doğrulama bilgileri kontrol edilmeli, gerekirse yetkili kişi veri düzeltme sürecini başlatmalıdır. Eski özel gün notu, artık geçersiz bir servis tercihi veya gereksiz mahrem kayıt varsa bunların saklanması yeniden değerlendirilir. Ticari ileti amacı doğarsa ETK/İYS onayı ile WhatsApp kanal tercihi CRM profilinden ayrı kontrol edilir.
Uygulama kontrol listesi
Aşağıdaki kontrolleri işletmenizin mevcut ekran ve yetki yapısına uyarlayın. Varsayılan ayar ve otomasyon varmış gibi kabul etmeyin.
- Kayıt kaynağı ve doğru kişi eşlemesi belli mi?
- Gereksiz/hassas servis notları temizleniyor mu?
- VIP ve harcama etiketlerinin amacı ve yetkisi tanımlı mı?
- Saklama/düzeltme/silme talepleri için süreç var mı?
- KVKK aydınlatması ve işleme şartı değerlendirildi mi?
- Ticari ileti, İYS ve WhatsApp izinleri ayrı takip ediliyor mu?
Sık yapılan hatalar ve istisnalar
Aydınlatma metni, gereken hallerde açık rıza ve ticari elektronik ileti onayı ayrı hukuki süreçlerdir. Hiçbir misafir kartı pazarlama izninin otomatik varlığını kanıtlamaz. Hukuki dayanak, saklama süresi, erişim ve yurtdışı aktarım işletme özelinde yetkin hukuk danışmanı tarafından değerlendirilmelidir. Bu rehber bir uygunluk sertifikası veya hukuki görüş değildir.