Pre-check-in ile varış nasıl kolaylaşır?
Pre-check-in, misafirin otel gelmeden önce ihtiyaç duyulan bilgileri paylaşmasını sağlayan ön hazırlıktır. Resepsiyondaki tekrar eden bilgi toplama adımlarını azaltmaya yardımcı olur; resmî check-in veya PMS'de konaklamayı başlatma işlemiyle aynı değildir.
Amaç bütün işlemleri misafire önceden yüklemek değil, varışta yapılması gereken zorunlu kontrolleri korurken karşılamayı kolaylaştırmaktır.
Gerekli bilgiyi önceden belirleyin
Beklenen geliş saati ve karşılama için gereken iletişim alanlarını kısa ve anlaşılır bir akışta isteyin. Misafirin ihtiyaç duymadığı uzun alan listelerini kullanmayın; kimlik verisinin hangi kanalda işleneceği güvenlik ve mevzuat şartlarına göre belirlenmelidir.
Çok dilli açıklamaları ve olası hata mesajlarını gerçek cihazlarda test edin.
Yoğun varış saatini ayrı ölçün
Örneğin bir saatte 30 odanın gelmesi bekleniyorsa ön bürodaki aynı anda form doldurma ihtiyacı sıra oluşturabilir. Bu sayı yalnız açıklayıcı bir planlama senaryosudur. Ön hazırlık bu yükü hafifletebilir.
Başarıyı ön kayıt tamamlama oranı kadar bekleme süresi, tekrar istenen alanlar ve personel planlamasıyla ölçün.
Ek hizmet teklifini check-in ile karıştırmayın
Transfer veya özel karşılama gibi ek hizmetler varış öncesinde sunulabilir. Ancak teklif, satın alma, ödeme ve hizmetin teslimi farklı aşamalardır. Toplam ücret, varsa peşin tutar ve kalan ödeme açıkça gösterilmelidir.
Ön kayıt tamamlandı diye ürünün satın alındığı veya ödeme yapıldığı varsayılmamalıdır.
Ön büro tamamlanan ve eksik bilgiyi ayırmalı
Ön kaydını bitiren misafirle henüz bilgi vermeyen misafir aynı işlem durumunda gösterilmemelidir. Resepsiyon personeli hangi alanların alındığını, hangilerinin doğrulama beklediğini ve misafirin varışta hangi adımları tamamlayacağını görebilmelidir.
Tarih değişikliği, grup gelişi veya erken giriş isteği gibi durumlarda konaklama kaydıyla ön kaydın uyuşmadığı senaryolar ayrıca işlenmelidir.
Bekleme süresini ölçmeden başarı sonucu çıkarmayın
Ön kayıt için davet edilen uygun konaklamaların sayısını, ön kaydı tamamlayanları ve bu misafirlerin resepsiyonda geçirdiği süreyi ayrı takip edin. Bütün rezervasyonları paydaya katmak dönüşüm oranını yanıltabilir.
Uygulamayı kullanamayan veya tercih etmeyen misafirler için resepsiyon üzerinden eşdeğer hizmet devam etmelidir.
Rezervem ürünlerinde süreç sınırı
Stay ön kayıt deneyimini sunar; Experience ek hizmet kataloğunu, Pay tahsilatı yönetir. Resmî konaklama kaydının sahibi PMS'dir.
Hangi ön kayıt bilgisinin PMS'ye yazılabildiği otelin kullandığı adaptöre göre ayrıca doğrulanmalıdır.
